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La legislación colombiana por medio de la ley 100 de 1993,
transformó a los centros médicos y asociaciones de profesionales que prestaban
servicios en salud en IPS (Instituciones Prestadoras de Servicios de salud)
que deben competir en igualdad de condiciones legales y económicas con otros
centros de servicios de salud como las clínicas y hospitales, quedando estos
también cubiertos por las mismas condiciones.
Oncomedic Ltda. es una de estas instituciones, con mas de 13
años de experiencia en el tratamiento del cáncer en el centro de Colombia.
Para cumplir con su labor las IPS y profesionales de la salud,
deberán dotarse de herramientas que les permita manejar la información
eficiente y competitivamente, en este momento el software se convierte en el
mejor apoyo para organizar las relaciones de la entidad con el exterior
(Pacientes y Clientes) como los procesos en el interior (Administración de
profesionales, consultas, archivo, facturación, etc).
Oncomedic contaba al momento con la información de
aproximadamente 1200 usuarios que había almacenado durante varios años en
diversos formatos mediante procesadores de texto, las cuales eran consultadas
y editadas a modo de historia clínica por los profesionales en un computador
al momento de la consulta médica.
Este sistema no era eficiente en lo absoluto, pues la
información no era fiable y el sistema era supremamente inestable y vulnerable
ya que se contaba con sistemas operativos del tipo windows que hacían que el
trabajo de informática fuera dispendioso para el medico.
Se consideró la posibilidad de implementar un sistema de gestión
que ayudara a organizar los procesos e incrementara la eficiencia de la
entidad, en este punto se estudiaron posibilidades comerciales pero todas
estas estaban orientadas al manejo de grandes instituciónes, lo cual
sobrepasaba los limites de oncomedic y elevada a muy alto grado los costes de
la herramienta. En una experiencia previa se intento una sistematización
basada en el sistema propietario de bases de dados Msacces, la cual fracaso en
parte por los elevados costos que implicaba la adquisición de licencias y
equipos y por otra la complejidad del sistema con un poco equilibrio en cuanto
a costo beneficio.
La entidad conoció por medio de referidos la existencia del
Software Libre y decidió arriesgarse a la implementación de este en centro
médico, lo primero fué la migración total del sistema operativo a un sistema
basado en GNU/Linux la cual se hizo de manera satisfactoria con algunos
problemas de adaptación por parte de operarios acostumbrados al sistema
anterior, esto se superó al tolerar la practica y asesoría personalizada a
estos. Una vez estabilizado el flujo normal del trabajo se opto por
implementar un sistema de gestión sobre software libre que regulara y apoyara
los procesos propios del negocio y sus relaciones con los clientes y
pacientes, en la la primera etapa se exploraron algunas aplicaciones en
desarrollo como GNU/med pero finalmente se opto por desarrollar un sistema
propio ya que se consideró que la etapa de desarrollo de este tipo de software
solía ser demasiado lenta para un sistema en producción como el caso que se
tenía.
Según las necesidades de la institución se opto y conforme a lo
estudiado en otros casos se establecieron metas para la implementación del
sistema: 1. Lograr la práctica médica con la filosofía Paper Less (sin papeles) 2. Salud, crear un sistema de administración y gestión que se pudiera trabajar de forma remota pensanda como una herramienta de información en telemedicina y que liberara a la administración de la carga operativa que implicaba la disponibilidad física en las instalaciónes para el trabajo y toma de desiciones. (http://es.wikipedia.org/wiki/ESalud), delegando la custodia del archivo fisico de ser necesario a la EPS o la aseguradora. 3. Un sistema descentralizado y flexible que permita el crecimiento de la empresa en cuanto a puntos de atención, empleados, número de profesionales como la adaptación a nuevas tecnologías. 4. Hacer todo con la menor inversión posible en cuanto a trauma administrativo y adquisión de equipos y licencias. 5. Utilizar Software libre por su comprabada seguridad y estabilidad y en cualquier caso que el el código fuente estuviera disponible para futuros cambios por parte de la empresa y su futuro legado a una comunidad que lo aproveche y lo ayude a mejorar. El Proceso Primero se eligió la plataforma, la cual sería un sistema con arquitectura cliente servidor, la cual sería una base de datos realizada en MySQL y estaría montada sobre un servidor que sería consultada y administrada por una interface de usuario html con inclusión la ayuda del lenguaje PHP que haría las veces de administrador, todo esto estaría montado sobre un servidor accesible desde internet, pero con su mayor carga desde la intranet de la empresa. El Estudio Oncomedic ltda. es una institución prestadora de servicios de salud especializada en el área de cácer de naturaleza privada y responsable ante el estado y la sociedad según las regulaciones éticas de la práctica médica y el marco legal vigente en Colombia. La naturaleza de su negoció implica no tener profesionales de planta sino especialistas itinerantes que atiendan pacientes con citas medicas concertadas con el médico y administradas por la empresa en cuanto a gestión contable con las aseguradoras y soportes legales como archivo de historia clínica digital. Es imposible establecer de manera automática la cronología con la que laborará el médico y por lo tanto la aplicación informática debe establece un sistema en el cual el profesional declare el dia, hora y duración de la consulta la cual será escogida por el paciente en el momento de solicitar la cita. Una vez concertada la cita entre el paciente y el especialista esta se realizará y el medico tendrá a mano la historia clínica del paciente la cual complementará en la consulta, también debe realizar funciones propias de la practica medica como la formulación de medicamentos y ordenes varias y programación de quimioterapias para el caso particular de Oncomedic Ltda. Cuando la consulta sea realizada, la entidad debe gestionar ante la EAPBS o aseguradora el pago del servicio, el cual debe ser dirigido menos los costos de administración al profesional que atendió la consulta. Todo el proceso debe ser registrado ya que según la resolución N° 3374 DE 2000 del Ministerio de Salud estos se deben incluir en el Registro Individual De Prestación De Servicios De Salud – RIPS según el formato anexo de la misma resolución y por lo tanto la parte concerniente a la Institución debes ser anexada en medio digital para el pago de la factura en cuestión. El sistema cobra complejidad con la necesidad de incluir y disponer de información adicional de cada paciente para el control de procedimientos y como apoyo en el área de servicio al cliente. Componentes Actuales. 1. Gestión de funcionarios y especialistas 2. Gestión de Clientes 3. Gestión de Usuarios o pacientes 4. Gestión de Turnos, Citas medicas y consultas 5. Gestión de Consultas médicas 6. Sistema de mensajería interna incorporada a la interface 7.Expedición de copias impresas para soporte de epicrisis, recetas o formulas médicas, ordenes de paraclinicos y varios, formularios para el soporte de medicamentos y/o servicios ante comités técnico-cientificos no soportados por los planes de cobertura del sistema de salud o polizas de asuguración , etc 8. Implementación de Historia clínica digital 9. Seguimiento de procesos por código de barras 10. Rastreo de la formulación medica para la aplicación de quimioterapia sin redundar procesos. 11. Registro de Aplicación de quimioterapia con gestión de insumos para efectos contables. 12. Proceso de farmacia para la inclusión de medicamentos en el listado de formulación 13. Proceso de recepción de medicamentos especiales para quimioterapia con control y seguimiento de cuarentena. 14. Herramientas para auditoría administrativa de los turnos y procedimientos. 15. Emisión de soportes RIPS basados en la información recopilada por los diferentes procesos. 16. Emisión e impresión de facturas y listado de insumos basado en la información recopilada en los diversos procesos.
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